Wie man sein Unternehmen im Jahr 2024 erfolgreich digitalisiert

Februar 8, 2024

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Dieser Artikel fasst die Kernpunkte anhand eines Beispiels zusammen und gibt praktische Ratschläge für KMU.

Erfolgreiche Digitalisierung bedeutet nicht, einfach coole Softwarelösungen oder KI anzuwenden, sondern die wichtigsten Probleme in einem Unternehmen zu identifizieren und mithilfe von Digitalisierung zu lösen. Anhand des Beispiels einer kleinen Autowerkstatt in der Steiermark möchten wir euch diesen Prozess näher bringen.

Die Autowerkstatt

Eine Autowerkstatt mit sechs Mitarbeitenden in der Steiermark wird an die nächste Generation übergeben. Der Nachfolger hat bemerkt, dass viele Abläufe nicht ideal laufen und ist sehr motiviert, die Produktivität zu steigern, die Mitarbeitenden zu entlasten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Er meint, dass Digitalisierungsmaßnahmen helfen können, mit dem gleichen Personal mehr Umsatz zu machen und stressfreier zu arbeiten. Doch erhält er von seinen Mitarbeitenden kein Verständnis für diese Maßnahmen, da es immer schon so gemacht wurde und die Mitarbeitenden derzeit keinen Vorteil in diesen Maßnahmen sehen.

Die Konkurrenz

Der neue Geschäftsführer sieht jedoch, dass bei Autowerkstätten in der Gegend Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden und dies viel Zeit sparen kann. Bei Mitbewerbern können zum Beispiel Kundentermine online ausgemacht werden, die Buchhaltung läuft größtenteils automatisiert mit einem gut eingerichteten ERP-System ab, es gibt ein CRM-System zur Kundenverwaltung und Angebotsversand, und die Mitarbeiterplanung wird an die Auslastung angepasst.

Das Projekt

Um jetzt für die eigene Autowerkstatt Digitalisierungsmaßnahmen umzusetzen, ist es wichtig, dass ein klarer Prozess verfolgt wird. Es geht darum, die Ziele bzw. Probleme zu definieren und dann die größten Hebel zu finden, mit denen diese Ziele erreicht oder Probleme gelöst werden können. So kann es zum Beispiel sein, dass das Büro mit Aufgaben überfordert ist und daher das Telefon nicht immer abheben kann und Kunden keine Termine ausmachen können. Eine Lösung könnte sein, dass Kunden selbstständig Termine buchen können und dadurch das Büro entlastet wird. Eine andere Möglichkeit ist, dass Aufträge vergessen werden oder die Planung nicht gut läuft. Hier könnte ein digitalisiertes Auftragssystem eingeführt werden, wo man Kunden an ihre Termine erinnern und die Mitarbeiterplanung machen kann. Dies sind nur einige Beispiele von Möglichkeiten, die es gibt. Das Wichtigste ist jedoch der richtige Prozess und dass immer das Problem im Vordergrund steht und nicht die Software. Auch sollten alle Beteiligten früh im Prozess einbezogen werden, damit sie gehört werden, ihre Wünsche ernst genommen und umgesetzt werden können.

Der Prozess

Schritt 1: Strategie

Identifiziere die Kernprobleme, die durch Digitalisierung gelöst werden sollen. Hier sollte noch nicht an technische Lösungen gedacht werden, sondern es sollten die größten Probleme identifiziert werden, die mittels Digitalisierung gelöst werden können.

Schritt 2: Planung

In dieser Phase findet man Lösungen für die identifizierten Probleme, aber noch nicht technisch. Es ist auch wichtig, die Probleme mit den Betroffenen zu validieren. Wenn die Autowerkstatt zum Beispiel ein Online-Buchungstool einführen möchte, aber die Kunden keine Online-Buchungen vornehmen wollen, macht das natürlich keinen Sinn.

Schritt 3: Konzeption

Die technischen Details der ausgewählten Lösungen werden konzipiert. Es können bestehende Lösungen verwendet, eigene Lösungen entwickelt oder eine Kombination von beidem gewählt werden. Der Fokus liegt darauf, den kosteneffektivsten Weg zur Umsetzung zu finden. Auch sollte hier eine Priorisierung der Maßnahmen stattfinden.

Schritt 4: Umsetzung

In dieser Phase wird das Projekt umgesetzt, wobei es wichtig ist, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht.

Schritt 5: Evaluierung

Teste und bewerte die Ergebnisse mit Mitarbeitenden und Kunden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und Verbesserungen identifiziert werden können.

Die Wichtigkeit eines guten Prozesses

Ein klarer Prozess ist entscheidend für den Erfolg. Ohne ihn besteht das Risiko, dass das Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht oder keinen Return on Investment bringt. Ein richtiger Prozess positioniert dein Unternehmen für die Zukunft, sorgt für Skalierbarkeit und steigert den Return on Investment.

Fazit

Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der Anpassungsfähigkeit und Engagement erfordert. Mit den richtigen Schritten und einer sorgfältigen Planung können Unternehmen in verschiedenen Branchen erfolgreich digitalisieren und sich für zukünftige Herausforderungen rüsten. Für weitere Informationen kannst du gerne unser E-Book herunterladen, in dem wir tiefer auf die einzelnen Schritte des Digitalisierungsprozesses eingehen.

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Frank Geertsma

Frank Geertsma ist das kommunikative Herz von Webhikers GmbH und Dein erster Ansprechpartner bei allen Fragen und Anliegen rund um die Digitalisierung Deines Unternehmens.

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